PlanWalkVR – Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai és kapcsolattartás

1.1. Adatkezelő: AiPlanLab Korlátolt Felelősségű Társaság, röviden AiPlanLab Kft. (a továbbiakban: Szolgáltató). Székhely és levelezési cím: 2119 Pécel, Termál utca 27., Magyarország.

1.2. Cégjegyzékszám: 13-09-239907. Adószám: 32792661-2-13. Közösségi adószám: HU32792661. Honlap: https://planwalkvr.com; alkalmazás: https://planwalkvr.com/app/.

1.3. Adatvédelmi kapcsolattartás és kérelmek: info@aiplanlab.com. Telefon: +36 70 370 7446. Kérelmében célszerű megadni a fiók e-mail-címét, az érintett projektet és azt, hogy milyen intézkedést kér. Jelszót vagy titkos hozzáférési adatot ne küldjön.

1.4. A tájékoztató alapja különösen az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), a 2011. évi CXII. törvény, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény és az elektronikus adatkezelésre irányadó magyar szabályozás. Az egyes célokhoz tartozó jogalapokat a következő pontok részletezik.

2. Adatkezelői és adatfeldolgozói szerepek

2.1. A Szolgáltató önálló adatkezelő a felhasználói fiókok, a szerződéses kapcsolattartás, a saját számlázás, a szolgáltatásbiztonság, a saját ügyfélszolgálat és a működési nyilvántartások tekintetében. Céges ügyfél esetén a kapcsolattartó természetes személy adatai is személyes adatnak minősülnek.

2.2. Ha egy szervezet, vállalkozó vagy más ügyfél saját céljából munkatársakról, építési résztvevőkről vagy más személyekről tölt fel projektanyagot, e tartalmak adatkezelési célját jellemzően az ügyfél határozza meg. E körben az ügyfél az adatkezelő, a Szolgáltató pedig az ügyfél dokumentált utasításai alapján eljáró adatfeldolgozó. Az ilyen adatfeldolgozás feltételeit a GDPR 28. cikke szerinti külön megállapodás rendezi; ezt a jelen tájékoztató nem helyettesíti.

2.3. Az ügyfél felel a saját projektadat-kezelése megfelelő jogalapjáért, az érintettek tájékoztatásáért és az általa adott hozzáférésekért. Egy fényképen szereplő munkavállaló vagy járókelő adataira nem alapozható automatikusan a Szolgáltató és az ügyfél közötti szerződés mint jogalap. Képmás, lakóingatlan belseje és munkavállalói adatok kezelésekor további személyiségi és munkajogi szabályok is alkalmazandók.

2.4. Ha Ön egy ügyfél projektjében szerepel, és nem a szolgáltatás felhasználója, adatvédelmi kérelmével elsősorban a projektért felelős ügyfélhez fordulhat. Ha közvetlenül hozzánk fordul, a kérelem rendezésében közreműködünk, illetve azt az illetékes adatkezelőnek továbbítjuk. Ez nem korlátozza az Ön hatósági vagy bírósági jogorvoslati jogát.

2.5. A projektanyagokhoz csak a jogosultsággal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá. A Szolgáltató a projektanyagokat nem teszi automatikusan nyilvánossá. A szolgáltatói adminisztrátor indokolt támogatási, biztonsági vagy üzemeltetési feladatból a szükséges adatokhoz hozzáférhet; az ügyfél tartalmához kapcsolódó hozzáférésnek az adatfeldolgozási utasításokkal is összhangban kell állnia.

3. Fiók és munkaterület kezelése

3.1. A regisztráció, belépés és fiókkezelés során kezeljük a nevet, e-mail-címet, a jelszó egyirányú lenyomatát, a belső felhasználói azonosítót, a nyelvi beállítást, a regisztráció és az e-mail-megerősítés idejét, a fiók állapotát, továbbá a munkaterülethez és projektekhez tartozó tagságot és jogosultságot. A jelszót nem nyílt szövegként tároljuk. A szerződéses nyilvántartás része az elfogadott ÁSZF változatlan tartalma, verziója és nyelve, az elfogadás időpontja és az elfogadó személy azonosítása, a kapcsolódó szerződéses nyilatkozatok, valamint a visszaigazolás tartalma és küldési adatai. Ide tartozik az idő előtti teljesítésre vonatkozó kifejezett kérés és a kapcsolódó fogyasztói nyilatkozat is, ha ilyen megtételére sor kerül.

3.2. A munkaterülethez kapcsolódik annak neve és típusa, a tulajdonos és a tagok azonosítása, a projektstruktúra, az ingyenes próba vagy hozzáférés kezdete és vége, a szolgáltatási keretek, a kreditegyenleg és a keretek módosításának nyilvántartása. A kupon felhasználásakor a kuponazonosítót, a beváltás idejét, az érintett munkaterületet és a jóváírt keretet is rögzítjük.

3.3. Az adatkezelés célja a szerződés létrehozása, tartalmának és elfogadásának rögzítése, a visszaigazolás, a hozzáférés biztosítása, a csapattagok jogosultságának kezelése és a szolgáltatási keretek elszámolása. Ha Ön természetes személyként szerződő fél, a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez szükséges adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Szervezeti kapcsolattartó és meghívott munkatárs esetén a jogalap a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja: a Szolgáltató és az ügyfél jogos érdeke a szerződés működtetéséhez és a jogosult közreműködők azonosításához. A jogszabályban előírt tájékoztatás és visszaigazolás teljesítésének jogalapja a 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, különösen az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról szóló 2001. évi CVIII. törvény és fogyasztói szerződésnél a 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet alapján. A szerződéses bizonyítékok igényérvényesítési célú megőrzésére a 6.9. pont irányadó.

3.4. A regisztrációs folyamat számlázási nevet, országot, irányítószámot, települést és címet, céges regisztrációnál adószámot is kérhet. E mezők a későbbi vásárlás és számlázás előkészítését szolgálják; a díjmentes próba önmagában nem keletkeztet minden számlázási adatra jogszabályi adatgyűjtési kötelezettséget.

3.5. A belépéshez szükséges adatok nélkül fiókot nem tudunk biztosítani; a projekthez szükséges tagság hiányában az adott projekt nem érhető el. A vásárláshoz jogszabály szerint szükséges számlázási adatok hiányában a vásárlás nem teljesíthető. A választható funkciókhoz megadott többletadatok elmaradása nem akadályozza az azoktól független szolgáltatások használatát.

3.6. A jelszó-visszaállításhoz, e-mail-megerősítéshez és meghíváshoz időben korlátozott, célhoz kötött hivatkozásokat alkalmazunk; a szerver a hitelesítő token lenyomatát kezeli. Az ilyen hivatkozást és az azt tartalmazó levelet ne ossza meg másokkal. A hivatkozás lejárata a használhatóság végét jelenti, nem valamennyi kapcsolódó nyilvántartás azonnali törlését.

3.7. Választható Google-belépés. Az e-mail-címes, jelszavas regisztráció és belépés mellett Google-fiókját is használhatja. A Google-belépés elindításakor a Google saját bejelentkezési oldalára irányítjuk. A Google-től az állandó fiókazonosítót (sub), az e-mail-címet és annak ellenőrzöttségére vonatkozó jelzést kapjuk meg. Az alkalmazás csak az openid és email jogosultságokat kéri; Google-jelszót, profilképet, névjegyeket, naptárt, Gmail-leveleket vagy Google Drive-fájlokat nem kér le. A regisztráció további adatait Ön adja meg a PlanWalkVR felületén.

3.8. A Google-adatok felhasználása. Az azonosítót a megfelelő PlanWalkVR-fiók megkeresésére és a belépés hitelesítésére, az ellenőrzött e-mail-címet a regisztráció előkészítésére és a fiókhoz kapcsolódó szolgáltatási kapcsolattartásra használjuk. A Google-fiók összekapcsolását a belső felhasználói azonosítóval, a kapcsolt e-mail-címmel és a létrehozás időpontjával tároljuk. Azonos e-mail-cím alapján nem kapcsolunk össze automatikusan fiókokat: meglévő fiók összekapcsolásához a felhasználó külön művelete és PlanWalkVR-jelszava szükséges.

3.9. Cél és jogalap. A választható Google-belépés célja az Ön által kért fiók létrehozása, biztonságos azonosítása és elérése. Természetes személyként szerződő felhasználónál a szükséges adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja; szervezeti kapcsolattartó vagy meghívott munkatárs esetén a 3.3. pontban meghatározott jogos érdek. A szükséges biztonsági naplózásra az 5.8. pont irányadó. A Google felületén adott technikai engedély nem jelent általános hozzájárulást minden PlanWalkVR-adatkezeléshez. Google-fiók nélkül is választható a jelszavas belépés.

3.10. Megőrzés és védelem. A Google-fiók és a PlanWalkVR-fiók közötti kapcsolatot a leválasztásig vagy a fiók törléséig tartjuk fenn; a fióktörlésre és a kivételekre a 6. pont irányadó. A kódváltáskor kapott hozzáférési tokent csak az adott azonosítás során használjuk, nem mentjük adatbázisba, és nem tartunk fenn Google-frissítési tokent. A be nem fejezett Google-regisztráció előkészítő munkamenetadata legfeljebb 30 percig használható a regisztráció folytatására; ez érvényességi korlát, nem valamennyi technikai munkamenetadat azonnali fizikai törlésének ígérete. A Google-adatokat titkosított hálózati kapcsolaton kérjük le, a tárolt fiókadatokat hozzáférés-ellenőrzés védi. A biztonsági naplókra és elkülönített mentésekre a 6.7. és 6.11. pont megőrzési szabályai vonatkoznak.

3.11. Leválasztás és törlési kérelem. A Google-kapcsolat a Fiókom → Profil és biztonság részen választható le, a működő helyi jelszó igazolásával. Ha kizárólag Google-lel regisztrált, előbb az Elfelejtett jelszó funkcióval állíthat be PlanWalkVR-jelszót. A leválasztás törli az aktív Google-fiók-hozzárendelést, de önmagában nem törli a PlanWalkVR-fiókot, annak e-mail-címét vagy projektjeit. A Google oldalán adott hozzáférés külön a https://myaccount.google.com/connections oldalon kezelhető; annak visszavonása nem jelent automatikus PlanWalkVR-fióktörlést. Személyes adatainak törlését az info@aiplanlab.com címen kérheti a 11. pont szerint.

3.12. Hozzáférés és adattovábbítás. A Google-től kapott fiókadatokhoz a feladathoz szükséges körben a jogosult üzemeltetők és a 7. pont szerinti tárhelyszolgáltató férhetnek hozzá. Az e-mail-cím a fiók kapcsolattartási címeként a szolgáltatási levelezéshez és a kapcsolódó ügyintézéshez is felhasználható, az 5–7. pontban leírt címzettekkel és megőrzéssel. A Google-fiókazonosítót nem továbbítjuk számlázási vagy AI-elemzési célra. A Google-belépésből kapott adatokat nem értékesítjük, nem használjuk reklámprofil létrehozására, és nem használjuk AI-modellek betanítására. A Google-belépés nem ad a Google számára hozzáférést a PlanWalkVR-projektekhez, fotókhoz, dokumentumokhoz vagy AI-beszélgetésekhez.

4. Projektanyagok és AI funkciók

4.1. A projektben kezelhető adat az épület, szint, helyiség és fotópont neve, a projekt vagy építés helyére utaló információ, a kép, panorámakép, alaprajz, dokumentum, megjegyzés, felvételi vagy feltöltési dátum és a feltöltő azonosítása. Technikai adat az eredeti fájlnév, méret, típus, képméret, tárolási azonosító, előnézet, bélyegkép, verzió és törlési állapot. Ezek az adatok természetes személyhez kapcsolhatóságuk esetén személyes adatok.

4.2. A fényképek embereket, rendszámot, személyes iratot, lakásbelsőt vagy más azonosító részletet is tartalmazhatnak. Az eredeti fájlban helyadatot vagy készülékadatot tartalmazó metaadat is lehet; feltöltés előtt ne feltételezze, hogy az alkalmazás valamennyi ilyen adatot automatikusan eltávolítja. A szükségtelen személyes részleteket takarja ki, és csak a dokumentálási célhoz szükséges anyagot töltse fel.

4.3. A szolgáltatás nem egészségügyi, biometrikus személyazonosítási vagy büntetőjogi nyilvántartó rendszer. Különleges személyes adatot vagy büntetőjogi adatot ne töltsön fel kifejezetten ilyen adatok kezelésére vonatkozó, előzetesen tisztázott feltételek nélkül. A képen véletlenül megjelenő személyes adatra is vonatkozik az adatvédelem; egy arcképet nem tekintünk pusztán a megjelenése miatt biometrikus azonosításra felhasznált adatnak.

4.4. Az AI-képelemezéshez a kérdés, a kiválasztott képek vagy azok feldolgozott változatai, képrészletei, továbbá az értelmezéshez szükséges projekt- és helyiségadatok kerülhetnek az OpenAI API-hoz. A projektalapú kérdezés a kereséshez felhasznált képleírásokat, szűrőket, korábbi beszélgetési részleteket és szükség esetén alaprajzi referenciát is továbbíthat. Nem minden AI-művelet azonos adatkört használ.

4.5. A képkatalógus és az arra épülő ellenőrzési funkciók bekapcsolt működése esetén a képek AI- feldolgozása feltöltés után háttérfeladatként is elindulhat; a továbbításhoz nem feltétlenül szükséges külön chatkérdés beírása. Az AI-val történő feldolgozás a dokumentáció rendszerezését, összehasonlítását és a felhasználó által igényelt elemzés készítését szolgálja.

4.6. Saját, természetes személyként igénybe vett AI-szolgáltatás esetén a szükséges adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Az ügyfél által kezelt harmadik személyek projektadatai esetén a Szolgáltató az ügyfél adatfeldolgozójaként jár el; e személyekre vonatkozó jogalapot az ügyfélnek kell biztosítania. Az AI-funkció elindítása nem pótolja a képen szereplő személy megfelelő tájékoztatását vagy szükséges engedélyét.

4.7. Az OpenAI API adatvédelmi feltételei szerint az API-n küldött tartalmakat alapértelmezésben nem használják modellbetanításra. Ez nem jelent teljes adatmegőrzés-mentességet: biztonsági és visszaélés- megelőzési naplózás általában legfeljebb 30 napig, egyes jogi és biztonsági kivételek esetén tovább is fennállhat. A PlanWalkVR a válaszok API-oldali tárolását tiltó beállítást használja; ez nem kapcsol ki minden szolgáltatói naplózást vagy technikai átmeneti tárolást.

4.8. Az AI-használat nyilvántartása a felhasználóhoz és projekthez rendelve tartalmazhatja a kérdést, választ, értékelést, időpontot, modellt, utasításverziót, felhasznált tokenek és kreditek mennyiségét, becsült költséget és technikai kérésazonosítót. Egyes AI-kérésekhez a felhasználói azonosítóból képzett álneves biztonsági azonosító kerül továbbításra; ez nem közvetlen e-mail-cím, de nem tekintendő feltétlenül anonim adatnak.

4.9. A személyes chatelőzményeket más projektfelhasználók nem kapják meg automatikusan. Ha Ön a válaszból közös projektjelentést ment, annak tartalmához már a projekt jogosult felhasználói férhetnek hozzá. Az így mentett jelentés, a képkatalógus és az ellenőrzési dokumentáció a projekt része; ezekre nem automatikusan a személyes chat 90 napos megőrzése vonatkozik.

4.10. Konkrét hibabejelentés kivizsgálása, biztonsági esemény kezelése vagy az igénybe vett szolgáltatás meghatározott hibájának feltárása érdekében a Szolgáltató erre jogosult adminisztrátora a feladat megoldásához szükséges körben megismerheti a kérdést és választ. Az ügyfél adatkezelése alá tartozó projektanyagoknál e hozzáférés adatfeldolgozói tevékenység, amelynek az ügyfél dokumentált utasításaival és az adatfeldolgozási megállapodással összhangban kell történnie. A Szolgáltató saját ügyfélszolgálati és biztonsági nyilvántartásának szükséges adatkezelésére az 5.6. és 5.8. pont jogalapjai irányadók. E hibakezelés nem jelent felhatalmazást személyes beszélgetések általános termékfejlesztési célú átvizsgálására vagy saját AI-modell betanítására. Általános minőségfejlesztéshez személyes adatot nem tartalmazó, visszafordíthatatlanul anonimizált minták használhatók; az e célra személyes adatot is tartalmazó minta felhasználása külön, előzetesen meghatározott jogalapot és tájékoztatást igényel, valamint adatfeldolgozóként az ügyfél megfelelő utasítását is. Az érintett jogos érdeken alapuló önálló szolgáltatói adatkezelés ellen a 11.6. pont szerint tiltakozhat.

4.11. A PlanWalkVR nem használja az AI-válaszokat az érintettre joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentősen érintő, kizárólag automatizált döntés meghozatalára. Az AI nem munkavállalói értékelési vagy személyazonosítási eszköz. A keretek és a próbaidő lejáratának technikai ellenőrzése előre meghatározott szolgáltatási szabályok szerint működik; vitatott korlátozás esetén az ügyfélszolgálat megkereshető.

4.12. Az AI válasza pontatlan személyes adatot is tartalmazhat. Az ilyen adat helyesbítését vagy törlését kérheti; a szolgáltatásból származó válasz felhasználás előtti szakmai ellenőrzésének követelménye nem korlátozza az Ön adatvédelmi jogait.

5. Számlázás kapcsolattartás és működési adatok

5.1. Számlázás és fizetés: kezeljük a vásárló nevét vagy cégnevét, számlázási címét, szükséges adóazonosító adatait, e-mail-címét, a vásárlás és a díjbekérő adatait, összeget, pénznemet, a jóváírt krediteket, a fizetés állapotát és az azonosításhoz szükséges átutalási adatokat. A banki bizonylat a fizető nevét, bankszámlaszámát és közleményét is tartalmazhatja. Bankkártyaadatot a jelenlegi kézi, átutalásos folyamatban nem kérünk.

5.2. A megrendelés és jóváírás szükséges adatainak jogalapja természetes személy vásárlónál a szerződés teljesítése, szervezeti kapcsolattartónál a szerződés lebonyolításához fűződő jogos érdek. A számlázási és számviteli kötelezettségeké a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, különösen a számviteli törvény 169. §-a és az adózási szabályok alapján. A díjmentes szolgáltatás ténye önmagában nem tesz minden felhasználói adatot számviteli adattá.

5.3. Szolgáltatási levelek: az e-mail-címet, nevet, nyelvet és az üzenethez szükséges fiók- vagy munkaterületadatokat használjuk a megerősítés, meghívás, jelszó-visszaállítás, biztonsági értesítés, hozzáférési lejárat, keret és kreditügylet közlésére. Ezek nem hírlevelek. Jogalapjuk az alapul szolgáló szerződés teljesítése, szervezeti kapcsolattartásnál a jogos érdek, jogszabály által előírt közlésnél a jogi kötelezettség.

5.4. Ügyfélszolgálat és Feedback: az Ön üzenetét, kategóriáját, azonosítási és elérhetőségi adatait, projektjét, jogosultságát, a kiválasztott helyiségre és képekre utaló adatokat, a nézet és mentés állapotát, a projektstruktúra diagnosztikai adatait, valamint a böngésző és készülék jellemzőit, IP-címét és a beküldés idejét kezeljük. A diagnosztikai csomag projektneveket és képazonosítókat is tartalmazhat; nem csupán általános böngészőinformáció.

5.5. Ha képernyőképet csatol, a kiválasztott képernyő, ablak vagy böngészőlap egyszeri képe kerül a hibajelzéshez. Ezen más alkalmazás, értesítés vagy személyes adat is látszódhat. Beküldés előtt ellenőrizze az előnézetet, és ne csatoljon szükségtelen adatot. A képernyőkép nem kötelező; a funkció nem folyamatos hang- vagy videófelvétel. A böngésző képernyőmegosztási engedélye önmagában nem általános GDPR- hozzájárulás.

5.6. Az ügyfélszolgálati adatkezelés az Ön szerződéses kérésének teljesítésén alapulhat; az önkéntes hibajelzés és a szükséges diagnosztika jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja. Jogos érdekünk a bejelentett hiba kivizsgálása és a megbízható szolgáltatás. A bejelentés az AiPlanLabhoz kerül, nem automatikusan valamely külső AI-asszisztenshez. A szükségtelen személyes tartalmat eltávolítjuk vagy kitakarjuk.

5.7. Fogyasztói panasz esetén kezeljük a panasz tartalmát, az ügyfél nevét és elérhetőségét, az érintett ügylet adatait, a panaszkezelési jegyzőkönyvet és a választ. A kötelező panasznyilvántartás jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a fogyasztóvédelmi törvény 17/A. §-a. Jogi igény érvényesítéséhez a szükséges iratok megőrzésének jogalapja a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja.

5.8. Biztonsági és működési nyilvántartás: a bejelentkezés sikere vagy hibája, a próbált e-mail-cím, IP-cím, böngészőazonosító, időpont, felhasználó- és projektazonosító, mentési, feltöltési, törlési, jogosultsági és adminisztrációs események, továbbá hiba- és riasztási adatok kerülhetnek rögzítésre. Cél a jogosulatlan hozzáférés és visszaélés megelőzése, a hibák kivizsgálása és a változások visszakövethetősége. Jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti rendszerbiztonsági jogos érdek.

5.9. Belső működési kimutatásokban vizsgáljuk a regisztrációkat, projektaktivitást, tárhelyhasználatot, AI- műveleteket és költségeket. Ezek nem feltétlenül anonim adatok: az adminisztrátori kimutatás felhasználóhoz és munkaterülethez kapcsolódhat. A napi 20:30-as belső összefoglaló az info@aiplanlab.com címre a friss regisztrációk e-mail-címeit és működési összesítéseket is tartalmazhatja. Jogalap a szolgáltatás működtetéséhez, kapacitástervezéséhez és költségellenőrzéséhez fűződő jogos érdek; nem reklámcélú profilalkotás.

5.10. Jelenleg nem működtetünk Google Analytics-, Meta Pixel- vagy más marketingkövetést, és nincs külön hírlevélküldő rendszer. Egy később bevezetett hírlevél, marketingcélú követés vagy új adatkezelési cél előtt külön tájékoztatást és – ahol szükséges – önkéntes, elkülönített hozzájárulást kérünk. A regisztráció vagy e tájékoztató megismerése nem jelent előzetes feliratkozást ilyen későbbi célokra.

6. Az adatok forrása és az adatkezelés időtartama

6.1. A fiók-, kapcsolattartási és megrendelési adatokat elsődlegesen Ön adja meg. Meghívásnál az e-mail- címet és a tagság adatait a meghívó munkaterület-kezelő adhatja meg. A projektanyagok a feltöltőtől vagy a projekt szerkesztőjétől, a fizetési adatok a fizetőtől és a pénzforgalmi bizonylatból, az AI-eredmény az elemző szolgáltatástól származhat. A működési és eszközadatok a használat során keletkeznek.

6.2. Ha a Szolgáltató önálló adatkezelőként nem közvetlenül Öntől szerez adatot, a GDPR 14. cikke szerinti tájékoztatást – az alkalmazható kivételekre figyelemmel – legkésőbb egy hónapon belül, illetve az első kapcsolatfelvétel vagy korábbi továbbítás alkalmával biztosítja. A meghívólevélben megismerhető a meghívás célja és az adatkezelési tájékoztató.

6.3. Fiókadatok: a fiók fennállásáig, ezt követően a törlési ügyintézéshez szükséges ideig, legfeljebb 30 napig. A be nem fejezett, meg nem erősített regisztráció és az el nem fogadott meghívás adatait az utolsó ilyen kezdeményezéstől számított 30 napig őrizzük. A lejárt vagy felhasznált fiókkezelési tokenek maradványadataira ugyanez a legfeljebb 30 napos törlési rend vonatkozik. A jogi kötelezettséghez vagy igényhez szükséges minimális iratokra az alábbi külön időtartamok irányadók.

6.4. Projektanyagok: a szolgáltatási hozzáférés és a projektre irányadó megőrzési idő alatt. A hozzáférés lejárta után az ÁSZF szerinti 180 napos megőrzési és exportálási idő alkalmazandó. A tervezett végleges projekttörlés előtt legalább 30 nappal értesítést küldünk. E rend nem zárja ki a jogosult korábbi törlési kérelmét, és nem csökkenti visszamenőleg az ügyfél számára korábban vállalt kedvezőbb megőrzést.

6.5. Lomtárba helyezett képek: a törléstől számított 30 napig visszaállítási céllal őrizhetők, majd a rendszeres karbantartás véglegesen eltávolítja az érintett fájlokat és képváltozatokat. A lomtár nem korlátlan archívum. Érintetti törlési kérelemnél külön megvizsgáljuk, szükséges-e ennél korábbi végleges eltávolítás.

6.6. Személyes AI-beszélgetés: a kérdés és válasz tartalma főszabály szerint a keletkezésétől számított legfeljebb 90 napig marad meg az előzményekben és a tartalmi naplóban. A tartalom törlése nem törli automatikusan a belőle külön elmentett projektjelentést vagy az elszámoláshoz szükséges műveleti adatokat. A közös jelentésre, képkatalógusra és projektverzióra a projektanyagokra irányadó időtartam vonatkozik.

6.7. Biztonsági, hozzáférési és részletes aktivitási naplók: az eseménytől számított legfeljebb 90 nap. Nem számviteli AI-használati metaadatok és belső működési összefoglalók: keletkezéstől számított legfeljebb 1 év. A konkrét incidenshez vagy jogvitához szükséges, elkülönített adatok az ügy végleges lezárásáig, illetve a vonatkozó igényérvényesítési határidőig őrizhetők. Visszafordíthatatlanul anonimizált összesítések ezt követően is megtarthatók.

6.8. Ügyfélszolgálati ügyek és Feedback, ideértve a képernyőképet és diagnosztikai adatokat: az ügy lezárásától számított legfeljebb 1 év; a már szükségtelen csatolmányok korábban törlendők. Formális fogyasztói panasz és érdemi válasz: a fogyasztóvédelmi törvény szerint 3 év. Az igazolt jogi igényhez szükséges irat a konkrét igény elévüléséig őrizhető; ez polgári jogi követelésnél rendszerint 5 év, de nem jogosít valamennyi projektfotó vagy chat ilyen időtartamú tárolására.

6.9. Számviteli bizonylatok és az elszámolást alátámasztó szükséges adatok: a számviteli törvény szerinti legalább 8 év; a belső selejtezési rend szerint az érintett üzleti évet követő nyolcadik év végéig, illetve ennél tovább, ha konkrét jogszabály vagy folyamatban lévő eljárás ezt megköveteli. A szerződés létrejöttének és feltételeinek bizonyításához szükséges, nem számviteli adatok – így az elfogadott ÁSZF tartalma, verziója és nyelve, az elfogadás időpontja és személyhez rendelése, a kapcsolódó nyilatkozatok és visszaigazolások – a szerződés lezárásától számított rendszerint 5 évig őrizhetők. Ennek jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, jogos érdekünk a szerződéses jogok és kötelezettségek bizonyítása, valamint jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme. Konkrét eljárás vagy az elévülést módosító körülmény a szükséges bizonyítékok megőrzési idejét befolyásolhatja; ez nem indokolja a teljes projektanyag vagy chat ilyen időtartamú megőrzését.

6.10. Kimenő levelek: az alkalmazás küldési sorában a titkosított levéltörzs sikeres szolgáltatói átvétel után törlődik; a bent maradó levéltörzseket a karbantartás legfeljebb 7 napos megőrzéssel kezeli. Ettől külön a Microsoft-postafiókban elküldött példány maradhat. A postafiókpéldányokra és a címzettet, tárgyat, státuszt tartalmazó küldési metaadatokra az alapul szolgáló ügy fenti megőrzési ideje irányadó, nem korlátlan levelezési archívum.

6.11. Biztonsági mentések: a mentés létrehozásától számított legfeljebb 1 év. Emiatt az aktív rendszerből már törölt adat egy korábbi, elkülönített mentésben a mentés lejáratáig még szerepelhet. E másolatokat kizárólag helyreállításra és a szükséges biztonsági feladatokra használjuk, nem rendes ügyfélkiszolgálásra, elemzésre vagy marketingre. Visszaállítás esetén a közben teljesített törléseket ismét érvényesítjük. A mentés másolása nem indít újabb egyéves megőrzést.

6.12. A biztonsági mentés célja az adatvesztés utáni helyreállíthatóság; a saját adatkezelésünkben jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti folytonossági és adatbiztonsági jogos érdek. Ügyfél projektadatainak mentésénél az adatfeldolgozási megállapodás és az ügyfél utasítása is irányadó. Az egyéves mentési idő nem hosszabbítja meg az aktív felhasználás engedélyezett idejét.

6.13. A végleges törlés vagy valódi anonimizálás megszünteti a személyhez kapcsolhatóságot; pusztán a név elrejtése vagy egy belső azonosító alkalmazása nem feltétlenül anonimizálás. A más felhasználó által jogszerűen exportált példányok nem törölhetők automatikusan a Szolgáltató rendszeréből kezdeményezett törléssel. Ezek kezeléséért a példány felett rendelkező adatkezelő felel.

7. Címzettek és közreműködő szolgáltatók

7.1. A Szolgáltató feladatellátásra jogosult személyei a szükséges adatkörhöz férhetnek hozzá. A munkaterület és a projekt jogosult tagjai az adott szerepkörüknek megfelelő adatokat ismerhetik meg; a tagság nem jelent automatikus hozzáférést más személy saját chatelőzményéhez. A következő közreműködők csak a feladatukhoz kapcsolódó adatokat kapják meg, nem szükségképpen a teljes adatállományt.

7.2. Tárhely.Eu Szolgáltató Kft. – 1097 Budapest, Könyves Kálmán körút 12–14., Magyarország; https://tarhely.eu. Feladat: a webalkalmazás, adatbázis és kapcsolódó technikai állományok üzemeltetése. Érintett adatok: fiók- és projektadatbázis, naplók, ideiglenes feldolgozási fájlok, egyes feltöltött vagy támogatási állományok. E szolgáltatás körében adatfeldolgozó, az ügyfél tartalma vonatkozásában alfeldolgozó.

7.3. Cloudflare, Inc. – 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, Amerikai Egyesült Államok; https://www.cloudflare.com. Feladat: képek, előnézetek és egyéb objektumok R2-tárolása. A PlanWalkVR tárolója EU joghatósági korlátozással és nem nyilvános hozzáféréssel működik. Az adattárolás EU-korlátozása nem jelenti a szolgáltató minden kapcsolódó adminisztratív vagy támogatási adatkezelésének kizárólagos EU- helyszínét. E szolgáltatás körében adatfeldolgozó, illetve alfeldolgozó.

7.4. OpenAI Ireland Ltd. – Írország; https://openai.com. Feladat: az API-n keresztüli AI-elemzés. Érintett adatok: a 4. pont szerinti kérdés, képi és szöveges kontextus, elemzési eredmény és szükséges technikai azonosítók. Az EGT-ben letelepedett ügyfelekre irányadó OpenAI adatfeldolgozási feltételek szerinti közreműködő; kapcsolt vállalkozások és további alfeldolgozók is részt vehetnek a teljesítésben.

7.5. Microsoft Ireland Operations Limited – Írország; kapcsolattartási cím: One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18; https://www.microsoft.com. Feladat: Microsoft 365 levelezés és Microsoft Graph alapú tranzakciós levélküldés. Érintett adatok: küldő és címzett, tárgy, levéltartalom, kapcsolódó kézbesítési és biztonsági adatok. A szolgáltatási feltételek szerinti adatfeldolgozó; a szükséges saját szolgáltatásbiztonsági és üzleti műveletek szerepköreit a Microsoft feltételei is meghatározzák.

7.6. KBOSS.hu Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. – 1031 Budapest, Záhony utca 7., Magyarország; a Számlázz.hu üzemeltetője; https://www.szamlazz.hu. Feladat: számlázás, bizonylatkezelés és kapcsolódó jogszabályi adatszolgáltatás. Érintett adatok: számlázási és ügyleti adatok, valamint a számla kézbesítéséhez szükséges elérhetőség. A számlakiállítási szolgáltatásban adatfeldolgozó; saját jogszabályi céljai tekintetében önálló adatkezelő is lehet. Projektképet és chatet e célból nem továbbítunk.

7.7. SEVERUS Kft. – 2119 Pécel, Tas vezér utca 40., Magyarország. Feladat: könyvelés, a szükséges számviteli és adózási feladatok ellátása. Érintett adatok: számlák, fizetési bizonylatok, szükséges ügyleti és kapcsolattartási adatok. A megbízás szerinti könyvelési adatfeldolgozó; az önálló jogszabályi kötelezettségei körében saját adatkezelői felelősséggel jár el.

7.8. A fizetési műveletben részt vevő bankok, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal és más jogosult hatóságok a jogszabály szerint szükséges adatokat kaphatják meg, saját hatáskörükben önálló adatkezelőként. Konkrét jogi ügyben ügyvéd vagy más szakmai képviselő is megismerheti az ügyhöz szükséges adatokat. Hatósági megkeresésre csak a megfelelő jogalappal és terjedelemben adunk adatot.

7.9. Az adatfeldolgozók igénybevételét megfelelő szerződéses feltételekhez kötjük. Az ügyfél projektadatainak további feldolgozóira a külön adatfeldolgozási megállapodás engedélyezési és változáskezelési szabályai is irányadók. Az alkalmazásba épített támogatási funkció használata nem teszi az adatokat nyilvánosan hozzáférhetővé.

7.10. Google-belépés esetén a Google saját azonosítási szolgáltatása is részt vesz a folyamatban. Az EGT-ben a Google adatvédelmi tájékoztatója szerinti szolgáltató a Google Ireland Limited, Írország. A Google a saját szolgáltatásával kapcsolatos adatkezelésért önállóan felel; saját szabályai szerint technikai adatokat, például IP-címet, böngészőadatokat és a belépés eseményét is kezelheti. A PlanWalkVR által átvett adatokra a 3.7–3.12. pont vonatkozik. A Google saját adatkezeléséről, megőrzéséről és nemzetközi továbbításairól: https://policies.google.com/privacy?hl=hu.

8. EGT területén kívüli adattovábbítás

8.1. A nemzetközi felhő- és AI-szolgáltatók közreműködésével személyes adat az EGT-n kívülre, különösen az Egyesült Államokba is kerülhet, illetve onnan hozzáférhetővé válhat. A Cloudflare R2 EU-tárolása nem biztosít automatikusan EU-n belüli OpenAI-feldolgozást vagy minden Microsoft- és Cloudflare-kapcsolt szolgáltatás EU-n belüli teljesítését.

8.2. Az ilyen adattovábbítás a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő feltétellel történhet. A szolgáltatói adatfeldolgozási feltételekben szereplő európai bizottsági általános szerződési feltételek és a szükséges kiegészítő garanciák alkalmazandók, ha nincs az adott címzettre és adattovábbításra érvényes megfelelőségi határozat. A megfelelő garanciákról és a rájuk vonatkozó dokumentumok másolatáról az info@aiplanlab.com címen kérhető tájékoztatás, mások jogainak és a védett üzleti adatoknak a figyelembevételével.

8.3. Az alkalmazás használatát vagy az ÁSZF elfogadását nem tekintjük általános hozzájárulásnak korlátlan, védelem nélküli harmadik országbeli adattovábbításhoz. Az adatkezelés alapjogcímét és a nemzetközi továbbítás garanciáját külön kell biztosítani.

9. Sütik helyi tárolás és eszközengedélyek

9.1. A bejelentkezett alkalmazás PWVRSESSID nevű munkamenet-sütit használ. Célja az azonosított munkamenet és a biztonságos hozzáférés fenntartása. Saját, az alkalmazás útvonalához kötött süti, nem reklámkövető. Munkamenet-élettartamú; a böngésző munkamenet-visszaállítási beállítása miatt a böngésző bezárása nem minden esetben jelent azonnali eltávolítást. Kijelentkezéskor a szerveroldali hozzáférés megszűnik.

9.2. A böngésző helyi tárhelyében nyelvi és nézetbeállítások, panelméretek, kiválasztási beállítások, valamint sikertelen mentés esetére projektpiszkozat is megmaradhat. Példák: pwvr.language, pwvr_account_lang és a pwvr.save-draft.v1. előtagú bejegyzések. A piszkozat projektstruktúrát, neveket, kép-hivatkozásokat és mentési állapotot tartalmazhat; nem a teljes képfájlok helyi biztonsági másolata.

9.3. A helyi tárhely egyes bejegyzéseinek nincs automatikus időbeli lejárata: a beállítás módosításáig, a piszkozat sikeres mentés utáni eltávolításáig vagy a böngésző webhelyadatainak törléséig maradhatnak meg. A kijelentkezés nem feltétlenül töröl minden helyi adatot. Közös számítógépen célszerű elkülönített böngészőprofilt használni, és a munka végén a webhelyadatokat is törölni; ezzel egy még nem mentett piszkozat is elveszhet.

9.4. A kért szolgáltatás nyújtásához feltétlenül szükséges munkamenet-kezelés és helyi tárolás nem marketingcélú követés. Az eszközön történő tárolás jogszerűségét és a személyes adatok ezt követő kezelésének jogalapját külön vizsgáljuk. Nem szükséges analitikai vagy marketingeszközt csak a jogszabály által megkívánt előzetes hozzájárulás után aktiválunk; az ilyen eszköz visszautasítása nem lehet a szükséges szolgáltatás igénybevételének akadálya.

9.5. A közvetlen fotókészítéshez a kamera, a képernyőképhez a kiválasztott képernyő vagy ablak böngészőengedélye szükséges. Ezek a funkciók felhasználói műveletre indulnak. Az engedély a böngészőben visszavonható; ez a funkció további használatát akadályozhatja, de a korábban tudatosan beküldött fájlt önmagában nem törli a szerverről. Más módon történő képfeltöltés vagy képernyőkép nélküli hibajelzés továbbra is igénybe vehető.

9.6. A Google-belépés csak az erre szolgáló gomb megnyomása után indít átirányítást és hitelesítési adatcserét. A PlanWalkVR belépési oldalának puszta megnyitása nem tölt be Google-belépési követőkódot. A Google saját oldalán alkalmazott sütikre és technikai adatkezelésre a Google tájékoztatója és az ottani beállítások irányadók; a PlanWalkVR a visszatérés és az azonosított belépés kezeléséhez a saját munkamenetét használja.

10. Adatbiztonság és incidensek

10.1. A Szolgáltató a kockázathoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Ezek része a jogosultságellenőrzés, a privát képtárolás, a titkosított hálózati kapcsolat, a jelszavak egyirányú lenyomata, a műveleti és biztonsági naplózás, a visszaélés-korlátozás, valamint a mentés és helyreállítás. A szerveroldali titkos hozzáférési adatokat nem tesszük közzé a böngészőnek szánt fájlokban.

10.2. Az adatbiztonság nem jelent minden kockázatot kizáró garanciát. Önnek is megfelelő eszközvédelemről, egyedi jelszóról és a projektjogosultságok gondos kiosztásáról kell gondoskodnia. A mentett vagy exportált fájlokat a saját eszközén is védenie kell. E körülmények nem mentesítik a Szolgáltatót a saját adatbiztonsági kötelezettségei alól.

10.3. Adatvédelmi incidens esetén megvizsgáljuk az érintett adatokat és a kockázatot, megtesszük a szükséges intézkedéseket és dokumentáljuk az eseményt. Ha a GDPR feltételei fennállnak, a felügyeleti hatóságot indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül értesítjük. Magas kockázat esetén az érintetteket is indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatjuk, a jogszabályi kivételek szerint. Adatfeldolgozóként az ügyfél adatkezelőt értesítjük indokolatlan késedelem nélkül.

11. Az Ön adatvédelmi jogai

11.1. Hozzáférés és másolat: kérheti annak megerősítését, hogy kezeljük-e személyes adatait, és tájékoztatást kérhet az adatokról, célokról, címzettekről, megőrzésről és forrásról. A GDPR 15. cikke szerint másolatot is kérhet, más személyek jogainak tiszteletben tartásával.

11.2. Helyesbítés: kérheti a pontatlan személyes adatok javítását és a hiányos adatok kiegészítését. Az AI által előállított, Önre vonatkozó pontatlan megállapítást is jelezheti; az ügy rendezése során figyelembe vesszük a megállapítás jellegét és a kapcsolódó dokumentumot.

11.3. Törlés: a GDPR 17. cikke szerinti esetekben kérheti személyes adatai törlését, például ha az adatkezelés célja megszűnt vagy az adatot jogellenesen kezeljük. A törlés nem feltétlenül terjed ki jogi kötelezettség vagy jogi igény miatt szükséges adatra. Az elutasítás konkrét indokáról tájékoztatást adunk; a mentés létezése önmagában nem általános elutasítási ok.

11.4. Korlátozás: a GDPR 18. cikke szerinti feltételekkel kérheti az adatkezelés korlátozását, például a pontosság ellenőrzésének idejére, vagy ha törlés helyett korlátozást kér jogellenes adatkezelésnél. A korlátozott adat további kezelése csak a rendeletben meghatározott esetben lehetséges.

11.5. Adathordozhatóság: ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy az Önnel kötött szerződésen alapul és automatizált módon történik, a GDPR 20. cikke szerint kérheti az Ön által rendelkezésre bocsátott adatok tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumát, illetve technikai megvalósíthatóság esetén közvetlen továbbítását. Ez nem azonos a teljes céges projekt valamennyi más személyhez tartozó adatának feltétlen kiadásával.

11.6. Tiltakozás: a saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Ilyenkor az adatkezelést megszüntetjük, kivéve, ha annak folytatását az Ön érdekeit és jogait felülmúló kényszerítő erejű jogos ok vagy jogi igény indokolja. Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés ellen bármikor, indokolás nélkül lehet tiltakozni; ilyen célra az adat ezt követően nem kezelhető.

11.7. Hozzájárulás visszavonása: ahol az adatkezelés valóban hozzájáruláson alapul, azt bármikor visszavonhatja, ugyanolyan egyszerűen, mint ahogy megadta. Ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét, és nem szünteti meg az önálló más jogalapon kötelezően megőrzendő adatok kezelését.

11.8. Kérelem benyújtása: az info@aiplanlab.com címre vagy a Szolgáltató levelezési címére írhat. Kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a beérkezéstől számított egy hónapon belül megválaszoljuk. Összetett vagy nagy számú kérelem esetén ez további két hónappal meghosszabbítható; a hosszabbításról és okáról az első hónapon belül tájékoztatjuk.

11.9. A kérelmek intézése főszabály szerint díjmentes. Nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérelemnél a GDPR szerinti feltételekkel és bizonyítási kötelezettség mellett észszerű díj kérhető, vagy az intézkedés megtagadható. Személyazonossági kétség esetén csak a szükséges, arányos további azonosító információt kérjük; személyi okmány másolata nem általános előfeltétel.

11.10. Ha kérelmének nem teszünk eleget, közöljük az indokot és a jogorvoslati lehetőségeket. Ha az adatot helyesbítettük, töröltük vagy korlátoztuk, a GDPR 19. cikke szerint értesítjük az érintett címzetteket, kivéve, ha ez lehetetlen vagy aránytalan erőfeszítést igényel; kérésére a címzettekről is tájékoztatást adunk. A kérelmek intézésének szükséges bizonyítékait kizárólag elszámoltathatósági és jogi igénykezelési célból őrizzük meg, a 6. pont szerint.

12. Panasz és jogorvoslat

12.1. Adatvédelmi kérdésével közvetlenül is fordulhat hozzánk, de ez nem feltétele a hatósági vagy bírósági jogorvoslatnak. Panaszt tehet a szokásos tartózkodási helye, munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerint illetékes adatvédelmi felügyeleti hatóságnál.

12.2. Magyarországon a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) jár el. Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9. Honlap: https://www.naih.hu. Ügyfélszolgálati e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu. Formális hatósági eljárás egyszerű e-maillel nem indítható; a megfelelő benyújtási módokról és az elektronikus ügyindításról a NAIH honlapja ad tájékoztatást.

12.3. Bírósági jogorvoslatot is igénybe vehet a GDPR 79. cikke szerint; a joghatósági szabályok alapján rendszerint az adatkezelő tevékenységi helye vagy az Ön szokásos tartózkodási helye szerinti tagállamban. A GDPR 82. cikkében meghatározott feltételek esetén vagyoni vagy nem vagyoni kár megtérítését is kérheti. A tájékoztató és az ÁSZF nem zárja ki e jogokat.

13. Változások és további tájékoztatás

13.1. A szolgáltatás regisztrált felhasználói a feltételek szerint nagykorú személyek. Ez nem jelenti azt, hogy egy projektképen véletlenül megjelenő gyermek személyes adata védelem nélkül kezelhető. Szükségtelen gyermekadatot ne töltsön fel; az ilyen adat észlelése vagy jogosulatlan kiskorú-regisztráció jelzése esetén a helyzetnek megfelelő intézkedést tesszük.

13.2. Új adatkezelési célról, lényegesen módosuló adatkörökről vagy garanciákról azok alkalmazása előtt megfelelő tájékoztatást adunk. Ha az új adatkezeléshez hozzájárulás szükséges, azt külön kérjük. A tájékoztató módosítása önmagában nem tesz jogszerűvé korábban jogalap nélkül végzett adatkezelést, és nem hosszabbítja meg visszamenőleg indokolatlanul a megőrzést.

13.3. A mindenkori tájékoztató az alkalmazásból hozzáférhető. A jogos érdekű adatkezelések lényegéről, a konkrét címzettekről, a nemzetközi továbbítás garanciáiról és a saját adataira vonatkozó megőrzési rendről az info@aiplanlab.com címen kérhet további tájékoztatást.

Hivatkozott jogszabályok és szolgáltatói információk

Az alábbi hivatalos források a tájékoztatóban hivatkozott szabályok és szolgáltatói feltételek megismerését segítik. A szolgáltatói dokumentumok frissülhetnek; a PlanWalkVR konkrét adatkezeléséért fennálló felelősséget nem helyettesítik.

Adatvédelmi kérdése van?
info@aiplanlab.com · AiPlanLab Kft.

Vissza az oldal tetejére

Adatkezelési tájékoztató